En el día a día de cualquier autónomo o pequeño negocio aparecen dos documentos básicos: la factura completa y la factura simplificada. Ambos sirven para documentar una operación, pero no tienen los mismos efectos fiscales ni se usan en las mismas situaciones. Desde 2013 la factura simplificada sustituyó al antiguo «ticket» y desde 2025–2026 conviene tener en cuenta las novedades en software de facturación y VERI*FACTU (lo comentamos al final).
¿Qué es una factura simplificada?
Es un justificante de pago más reducido que la factura completa. Se utiliza en operaciones frecuentes y de importe bajo, o en sectores concretos, con requisitos mínimos de contenido.
Cuándo se puede utilizar
- Regla general: operaciones ≤ 400 € (IVA incluido).
- Factura rectificativa (independientemente del importe rectificado).
- Hasta 3.000 € (IVA incluido) en determinadas actividades, entre otras:
- Ventas al por menor a consumidores (no a empresas ni autónomos actuando como tales).
- Restauración y hostelería.
- Transporte de personas y equipajes.
- Peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Aparcamientos y peajes.
- Tintorerías y lavanderías.
- Revelado/servicios fotográficos.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos en cabinas o con tarjetas no nominativas.
Ojo con el matiz del comercio minorista: el límite de 3.000 € solo aplica cuando el destinatario no actúa como empresario o profesional (es decir, compra como consumidor final). Si el cliente es otra empresa o autónomo actuando como tal, no cabe usar este límite ampliado; en tal caso, o bien se emite factura simplificada por ≤ 400 €, o se emite factura completa.
Cuándo no es válida (no procede emitirla)
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Ventas a distancia de bienes entregados en España (Península y Baleares) y transportados desde otro Estado miembro cuando se apliquen normas españolas de IVA.
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo en las que el proveedor no esté establecido en España y la factura la expida el destinatario.
- Determinadas operaciones no localizadas en España cuando el proveedor esté establecido aquí.
Contenido mínimo obligatorio de una factura simplificada
- Número y, en su caso, serie (numeración correlativa).
- Fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta.
- NIF y nombre/razón social del emisor.
- Identificación de los bienes/servicios.
- Tipo de IVA aplicado y, opcionalmente, la mención «IVA incluido».
- Importe total (contraprestación total).
- Referencia a la factura que se rectifica, si es rectificativa.
¿Sirve para deducir el IVA?
- Por defecto, no. Las facturas simplificadas no identifican al cliente y, tal cual, no habilitan la deducción del IVA soportado.
- Excepción útil para autónomos: si la factura simplificada incluye además NIF y domicilio del destinatario y la cuota de IVA desglosada (separada del total), entonces sí puede usarse para deducir el IVA. A este formato la AEAT lo denomina «factura simplificada cualificada».
¿Y la factura completa?
Es el documento «oficial» estándar en la actividad empresarial. Debe emitirse cuando:
- El cliente es empresario o profesional y actúa como tal.
- El cliente la exige para ejercer derechos tributarios (por ejemplo, deducir IVA).
- En entregas intracomunitarias de bienes exentas.
- En exportaciones.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario/profesional.
- En ventas a distancia y otras operaciones específicas.
Contenido típico (resumen)
- Datos completos del emisor y destinatario (NIF y domicilio).
- Descripción de las operaciones.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota repercutida.
- Importe total.
Diferencias prácticas (lo importante de verdad)
- Deducción de IVA: con factura completa (o simplificada cualificada con requisitos extra) sí puedes deducir; con simplificada normal no.
- Límites: 400 € general; 3.000 € solo en actividades tasadas y a consumidores.
- Datos: la completa identifica siempre al destinatario; la simplificada no, salvo que se convierta en «cualificada» añadiendo esos datos.
Ejemplo real: comprar un iPhone en MediaMarkt
- Si compras como consumidor: te darán ticket (factura simplificada). Hasta 3.000 € es válido en comercio minorista a consumidores. No podrás deducirte el IVA.
- Si compras como autónomo para tu actividad (p. ej., para uso profesional): solicita factura completa a tu nombre con tu NIF. Alternativa: pide que la simplificada incluya tu NIF y domicilio y el IVA desglosado (simplificada «cualificada») para poder deducir.
Moneda de la factura: ¿solo euros?
No. Las facturas pueden expresarse en cualquier moneda. La única condición es que la cuota de IVA (si la hay) debe mostrarse en euros (con el cambio oficial aplicable).
Novedades 2025–2026: QR y VERI*FACTU (muy breve)
- Las facturas emitidas con sistemas informáticos de facturación deberán incluir un código QR y, cuando proceda, la leyenda «VERI*FACTU».
- Entra en juego la obligación progresiva de usar software de facturación conforme a la normativa y sistemas VERI*FACTU. Revisa con tu proveedor que tu programa cumple y que estás preparado para los plazos.
En DG Group te ayudamos a adaptar tu facturación (estructura de datos, series, QR, VERI*FACTU) y a decidir qué tipo de factura emitir en cada caso para no perder deducciones y cumplir con la AEAT.
Checklist rápido para tu equipo
Aviso
Esta guía resume la normativa vigente y criterios de AEAT a fecha de septiembre de 2025. Si operas en regímenes especiales o realizas operaciones internacionales, consúltanos antes de emitir.